Disclaimer & privacy

ALGEMEEN

Forvis Mazars Nederland neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens en onze verantwoordelijkheid ten aanzien daarvan serieus. In deze privacyverklaring wordt beschreven welke persoonsgegevens wij van u verzamelen wanneer u informatie met ons deelt en hoe wij die persoonsgegevens verwerken. Ook vindt u hier informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

De verwerkingsverantwoordelijke is elk van de Nederlandse firma’s die bij Forvis Mazars zijn aangesloten, die ieder een afzonderlijke en zelfstandige rechtspersoon zijn (wilt u nadere informatie over de aangesloten firma’s, klik dan hier). In deze privacyverklaring worden zij collectief aangeduid als “Forvis Mazars Nederland”, “wij”, “onze”, “ons”. Deze privacyverklaring geldt voor elk van hen afzonderlijk.

BETROKKENEN

Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen en verwerken van:

• onze klanten, leveranciers, zakelijke contacten en potentiële klanten (en/of van aan
• hen verbonden personen);
• personen van wie wij persoonsgegevens verkrijgen bij het verlenen van zakelijke
• diensten aan onze klanten (bijv. de werknemers, klanten en leveranciers van onze klanten, familieleden van onze klanten en werknemers, contactpersonen bij overheidsinstanties, andere adviseurs van de betrokkene);
• onze werknemers en sollicitanten; en
• de bezoekers van onze website en sociale media.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WE?

Afhankelijk van de aard van de verleende diensten, onze wettelijke verplichtingen, onze gerechtvaardigde belangen of de specifieke toestemming die u ons hebt verleend, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen of bewaren:

• onze klanten, leveranciers, zakelijke contacten en potentiële klanten (en/of van aan hen verbonden personen);
• personen van wie wij persoonsgegevens verkrijgen bij het verlenen van zakelijke diensten aan onze klanten (bijv. de werknemers, klanten en leveranciers van onze klanten, familieleden van onze klanten en werknemers, contactpersonen bij overheidsinstanties, andere adviseurs van de betrokkene);
• onze werknemers en sollicitanten; en
• de bezoekers van onze website en sociale media.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WE?

Afhankelijk van de aard van de verleende diensten, onze wettelijke verplichtingen, onze gerechtvaardigde belangen of de specifieke toestemming die u ons hebt verleend, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen of bewaren:

• basisgegevens zoals uw naam, leeftijd, geboortedatum, geslacht, taal, uw relatie met iemand (bijv. uw huwelijkse staat en gezinssamenstelling);
• uw contactgegevens (bijv. adres, telefoonnummer, e-mailadres en andere contactgegevens);
• uw beroepsmatige activiteiten;
• uw zakelijke en opleidingsgegevens (bijv. de organisatie waarvoor u werkt, uw functie en de opleidingen die u gedaan hebt);
• officiële identiteitsgegevens (bijv. BSN, nummer van paspoort of identiteitskaart);
• salaris-, inkomens- en belastinggegevens, kredietwaardigheid en andere financiële informatie;
• uw IP-adres, soort browser en taalvoorkeur; uw bezoektijden van de website;
• berichten op de door ons gebruikte sociale media (Facebook, LinkedIn, blogs, forums etc.);
• persoonsgegevens die u ons verstrekt in de loop van de dienstverlening en andere persoonsgegevens die u ons verstrekt.

Voor bepaalde diensten of activiteiten, voor naleving van een wettelijke verplichting of indien de betrokken persoon toestemming heeft gegeven, , kunnen wij ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens verzamelen. Deze bijzondere categorieën omvatten raciale of etnische gegevens , politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, medische gegevens van lichamelijke of psychische aard, verwerking van genetische gegevens, , biometrische gegevens, gegevens met betrekking tot seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, en strafrechtelijke gegevens .

HOE VERZAMELEN WE PERSOONSGEGEVENS?

We kunnen persoonsgegevens verzamelen of verkrijgen doordat u deze aan ons verstrekt, doordat anderen die gegevens aan ons verstrekken (bijv. onze klanten over hun werknemers, klanten en andere betrokkenen van wie zij persoonsgegevens verzamelen, andere adviseurs van de betrokkene; overheidsinstanties, of derde dienstverleners die wij gebruiken om onze zakelijke activiteiten te verrichten), door uw verbinding met ons wifi-netwerk, via onze website en toepassingen op sociale media of doordat deze openbaar toegankelijk zijn (bijv. via het Handelsregister of het Kadaster);

GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

Met uitzondering van gevallen waarin wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw (uitdrukkelijke) toestemming, kunnen wij uw persoonsgegevens voor de hieronder beschreven doeleinden verwerken omdat verwerking noodzakelijk is voor (1) de naleving van onze verplichtingen krachtens wet- en regelgeving; (2) de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of van door u verzochte stappen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst; en/of (3) de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen die verband houden met de levering van onze diensten of de uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten.

WE GEBRUIKEN PERSOONSGEGEVENS VOOR DE VOLGENDE DOELEINDEN:

• Beoordeling en acceptatie van een klant, het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met een klant en de afwikkeling van betaaltransacties: de (aanvang van) de uitvoering van werkzaamheden zijn we wettelijk verplicht bepaalde stappen te ondernemen. We zullen persoonsgegevens moeten verwerken van onze klanten, hun uiteindelijke begunstigden en hun vertegenwoordigers.
• Het verlenen van zakelijke diensten aan onze (potentiële) klanten: we verlenen een breed scala aan zakelijke diensten (klik hier voor nadere informatie). We verwerken persoonsgegevens om die diensten aan onze (potentiële) klanten te leveren. Dat kunnen gegevens van de betrokkene zelf zijn, van de werkgever van betrokkene of van een partij met wie betrokkene een overeenkomst aangaat.
• De ontwikkeling en verbetering van producten en/of diensten: we verwerken persoonsgegevens om onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren, waaronder het beheer van de relatie met onze klanten, het vervullen van onze administratieve, boekhoudkundige en zakelijke verplichtingen, het onderhoud en gebruik van onze IT-systemen, het ontwikkelen van onze bedrijfsactiviteiten en diensten, het organiseren van evenementen en het beheer van onze systemen en applicaties. We verwerken ook persoonsgegevens over onze leveranciers, onderaannemers en personen die verbonden zijn aan onze leveranciers en onderaannemers met het oog op het beheren van de relatie en het contract, het afnemen van diensten bij onze leveranciers en, indien van toepassing, om zakelijke diensten aan onze klanten te verlenen.
• Personeelswerving en -administratie: we verzamelen de persoonsgegevens van sollicitanten om nieuwe medewerkers te werven. We verzamelen ook persoonsgegevens van onze eigen medewerkers in het kader van de administratie, het beheer en de bevordering van onze bedrijfsactiviteiten.
• Veiligheids-, kwaliteits- en risicomanagement: er kunnen persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op de bescherming van onze eigen gegevens en die van onze klanten, alsook in het kader van interne kwaliteits- en risicobeoordelingen.
• Direct marketing: we kunnen persoonsgegevens verwerken voor direct marketingdoeleinden, mede om onze diensten te bevorderen en te ontwikkelen, om u van informatie te voorzien die naar ons oordeel voor u interessant kan zijn en om u uitnodigingen voor evenementen te sturen. In al deze gevallen zullen we u de mogelijkheid bieden om u af te melden voor onze direct marketing-activiteiten.
• Wettelijke verplichtingen: net als andere zakelijke dienstverleners gelden voor ons verplichtingen op grond van wet- en regelgeving, alsmede professionele verplichtingen. We moeten daarom bepaalde gegevens bijhouden om aan te tonen dat onze diensten conform die verplichtingen zijn verleend. Die bestanden kunnen ook persoonsgegevens omvatten.
• De bescherming van onze rechten en die van onze klanten.

AAN WIE MAKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS BEKEND?

Van tijd tot tijd zullen wij voor de bovengenoemde doeleinden persoonsgegevens doorgeven of bekendmaken aan groepsvennootschappen van Forvis Mazars of aan derden, waaronder maar niet beperkt tot overheidsinstanties, beroepsorganisaties en derden die namens ons diensten verlenen, zoals aanbieders van webhostingdiensten, IT-leveranciers, leveranciers van betaaldiensten, leveranciers van diensten voor klantenrelatiebeheer.

Indien we uw persoonsgegevens bekendmaken aan derden die namens ons diensten verrichten, zullen we ervoor zorgen dat deze dienstverleners uw gegevens alleen overeenkomstig onze instructies gebruiken en zullen we hun geen toestemming geven om persoonsgegevens te gebruiken of bekend te maken, tenzij dat noodzakelijk is om namens ons diensten te verrichten of te voldoen aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

We kunnen uw persoonsgegevens ook bekendmaken aan derden indien wij hiertoe gehouden zijn op grond van de wet, een toezichthoudende instantie, of ten behoeve van of in verband met een gerechtelijke procedure, of anderszins met het oog op de vaststelling, uitoefening of verdediging van onze rechten.

We kunnen persoonsgegevens delen met de andere bij Forvis Mazars aangesloten organisaties indien dat noodzakelijk is voor administratieve doeleinden en voor de dienstverlening aan onze klanten (bijv. wanneer we diensten verlenen waarbij naast Forvis Mazars ook Forvis Mazars organisatie uit andere landen bij betrokken zijn).

Vanwege het mondiale karakter van onze activiteiten kunnen wij persoonsgegevens doorgeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waar de wetgeving inzake gegevensbescherming niet zo verstrekkend is als in de EU.

Indien we persoonsgegevens naar landen buiten de EER doorgeven, zullen we die persoonsgegevens alleen doorgeven (i) aan landen die volgens de Europese Commissie beschikken over afdoende wettelijke gegevensbescherming; of (ii) indien wij daarbij een toereikend mechanisme voor gegevensoverdracht hanteren, zoals de EU-modelcontractbepalingen, om te waarborgen dat uw persoonsgegevens naar behoren beschermd worden.

Indien u via onze website een verzoek om informatie indient dat betrekking heeft op een van de bij Forvis Mazars aangesloten organisaties, dan zullen wij dat verzoek namens u aan hen doorsturen.

RECHTEN VAN BETROKKENE

Indien wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens kunt u een aantal rechten uitoefenen met betrekking tot uw gegevens, waaronder:

• inzage in de gegevens die wij van u hebben;
• vragen om rectificatie indien de gegevens die wij hebben niet accuraat zijn;
• verzoek tot verwijdering van uw persoonsgegevens;
• intrekking van uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens (gesteld dat wij uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming verwerken);
• beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het maken van bezwaar tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens;
• verzoek tot het overdragen van uw gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (gegevensoverdraagbaarheid).

We zullen ervoor zorgen dat u uw rechten als betrokkene kunt uitoefenen overeenkomstig de voorschriften van de toepasselijke privacywetgeving. Het is ook mogelijk dat wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen, bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist is op grond van onze wettelijke en/of beroepsmatige verplichtingen of om andere redenen (bijv. in verband met een gerechtelijke procedure). Mochten wij niet in staat zijn om aan een bepaald verzoek gehoor te geven, dan zullen wij u onze redenen hiervoor uiteenzetten.

Om te voorkomen dat wij zonder toestemming uw persoonsgegevens bekendmaken, moeten wij uw identiteit verifiëren. In geval van twijfel of onduidelijkheid zullen wij u eerst om aanvullende informatie vragen (bijv. een identiteitsdocument).

DUUR VAN DE VERWERKING

We zullen uw persoonsgegevens in onze systemen bewaren gedurende de langste termijn van de volgende termijnen:

1. zo lang als nodig is voor het doeleinde waarvoor de gegevens zijn verzameld;
2. gedurende de vereiste wettelijke termijn; of
3. tot het einde van de aansprakelijkheidstermijn waarbinnen gerechtelijke procedures of onderzoeken kunnen worden ingesteld naar aanleiding van onze dienstverlening.

Nadat de toepasselijke bewaartermijn(en) verstreken is (zijn), zullen de persoonsgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd.

Ten aanzien van een sollicitatieprocedure worden uw persoonsgegevens verwijderd na de door u opgegeven bewaartermijn, tenzij u opnieuw toestemming heeft gegeven om de gegevens te bewaren.

GEGEVENSBEVEILIGING

Wij zorgen ervoor dat de gepaste technische en organisatorische maatregelen worden genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik of abusievelijk, onrechtmatige of ongeoorloofde vernietiging, verlies, wijziging, bekendmaking, verwerving, inzage of vergelijkbare risico’s, zoals het gebruik van antivirusprogramma’s, firewallls, veilige servers, encryptiesoftware voor harde schijven, wachtwoordbescherming, fysieke toegangscontrole, dubbele authenticatie en inbraak- en onregelmatighedendetectie.

Onze medewerkers die toegang hebben tot uw persoonsgegevens zijn getraind om de geheimhouding van die gegevens te waarborgen. Zij krijgen alleen toegang tot uw persoonsgegevens voor zover zij deze informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. De personen die uw gegevens kunnen raadplegen, zijn eveneens gehouden tot strikte professionele geheimhouding.

Bij de bescherming van uw gegevens zullen we tenminste dezelfde bescherming hanteren als voor onze eigen gegevens.

Onze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig gecontroleerd en getest om ervoor te zorgen dat zij effectieve bescherming blijven bieden tegen de meest recente dreigingen.

Gegevens die door ons en via deze website worden doorgegeven, worden beschermd door middel van encryptietechnologieën waarmee hun veiligheid wordt gegarandeerd.

KINDEREN EN ONZE WEBSITE

Forvis Mazars Nederland is zich bewust van het belang om de privacy van kinderen te beschermen, met name in een online omgeving. Onze websites zijn niet speciaal bedoeld voor of gericht op kinderen. Het is ons beleid om nooit bewust door middel van onze websites informatie te verzamelen of te bewaren van personen die jonger zijn dan 16 jaar. Als je jonger bent dan 16, moet je toestemming vragen aan een van je ouders of je voogd om informatie te verstrekken via onze website. Vraag hen om deze informatie eerst te beoordelen voordat je met ons in contact treedt.

COOKIES

Navigatie op onze website kan ertoe leiden dat cookies naar uw computer worden gestuurd. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst door de websites die u bezoekt. Raadpleeg voor verdere details ons cookiebeleid.

WIJZIGINGEN IN DEZE PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring geldt met ingang van juni 2018. Wij passen haar van tijd tot tijd aan. Alle wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. We raden u daarom aan deze regelmatig te raadplegen om er zeker van te zijn dat u nog altijd akkoord gaat met onze gegevensverwerkingsactiviteiten.

VRAGEN EN KLACHTEN

Als u nog vragen of klachten heeft met betrekking tot deze privacyverklaring of de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, neem dan contact met ons op via privacy.nl@forvismazars.com.